Comment choisir une solution de gestion des contrats (CLM) ?

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La négociation et la gestion des contrats ont toujours été importantes pour les entreprises, car la moindre erreur ou faux pas peut engendrer de lourdes pertes financières. Et à l’époque des supports papier, ces tâches étaient plus complexes et fastidieuses du fait des nombreux documents qu’il fallait gérer manuellement. Heureusement avec la digitalisation, ce processus est désormais plus facile et plus rapide grâce notamment à des systèmes de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Ces derniers permettent, en effet, de faciliter et d’automatiser la création d’un contrat, son exécution ainsi que sa négociation et son stockage. Il s’agit ainsi d’une solution à la fois innovante, intelligente et efficace. Mais pour bénéficier de ses nombreux atouts, il est essentiel de rechercher certaines fonctionnalités adaptées aux besoins et aux spécificités de votre entreprise.

Un système de gestion des contrats configurable et flexible

Il est nettement plus judicieux d’opter pour un outil permettant de créer, automatiser, standardiser et optimiser tous les processus contractuels, même les plus complexes. En effet, un logiciel de gestion des contrats flexible et configurable permet de réduire considérablement les erreurs et le temps de traitement.

Les administrateurs peuvent, par exemple, concevoir et procéder à des modifications sur des modèles de documents courants tels que les cahiers de charges, les accords de confidentialité, etc. De plus, certaines solutions sont plus faciles d’utilisation et plus intuitives. Elles constituent un meilleur choix pour les utilisateurs non techniques avec de simples fonctions comme « glisser-déposer ».

Des fonctionnalités de recherche plus simples et plus précises

Il est vivement recommandé pour une entreprise de choisir une solution CLM permettant de rechercher facilement et rapidement un contrat spécifique. Cette dernière se démarque par des fonctionnalités plus avancées que la simple combinaison stockage/recherche avec un référentiel central incluant la recherche par métadonnées : balises, type de contrat, date de signature, etc.

Un logiciel avec une grande capacité d’intégration

Un système de gestion du cycle de vie des contrats qui s’intègre parfaitement aux autres applications utilisées et systèmes existants est à privilégier. En effet, cela permet à l’utilisateur d’utiliser des données provenant d’un système CRM (outil de gestion de la relation client) ou encore d’un système CPQ (outil de configuration de devis) pour concevoir rapidement un contrat spécifique.

Et pour plus de sécurité, il convient d’opter pour un système de gestion des contrats qui permet d’automatiser les processus conformément aux réglementations HIPAA ou SOC 2.

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